拠点間のファイル共有とデータバックアップで業務効率アップ

長野市内で企業主導型保育園など３園運営される「合同会社mom’s sun」様。
保育園間でのファイル共有やパソコン操作に不慣れな保育士さんの業務負荷軽減のためオンラインストレージサービス「NextCloud」を導入いただきました。

課題

複数の保育園を運用されていると、保育園間でのファイル共有でさまざまな課題がありました。

• 保育園のご利用者様への配布物や各保育園からのファイルの共有はメールなどを活用して行っていましたが、ファイルが大きすぎてメールに添付出来ない、メールが届かない。
• 各保育園で作成したファイルは作成したパソコン内に保存していますが、フォローで出かけた保育園でも参照したいがパソコンは持ち歩けない。
• 園児さんの日々の様子を撮影した写真が大量にあるが、１つのパソコンにあるのは不安。
• 作成したファイルや撮影した写真のバックアップはどうしよう。。。

ご提案

これらの課題を解決する方法としてオンラインストレージサービスをご提案しました。オンラインストレージサービス「NextCloud」とは、インターネット経由のファイル保存・共有サービスで、事務所のみで利用できたデータが外出先などどこからでも利用することが可能になります。また、複数人でのファイルの共有が可能です。

有名なサービスとしてGoogleドライブやDropboxがあります。

今回ご提案した「NextCloud」はユーザー専用のオンラインストレージで、保存するファイルはユーザー自身が管理するサーバーになるので保管場所が明確で安心です。

NextCloudの特徴

オンラインストレージサービス「NextCloud」は下記のような特徴があります。

• 自社が管理するレンタルサーバーやローカルのサーバーに導入可能です。
• クライアントはマルチデバイス対応のため、ブラウザはもちろん、フォルダごとに同期可能な専用のアプリやAndroid・iOSといったスマートフォン・タブレットでも利用することができます。
• NextCloudで作成したユーザーやグループ間で共有することができます。また、URLを送る事でアカウントを持たない相手にもファイルを共有することができます。
• ファイルの操作ログが残るので、誰がいつどんな操作をしたのか管理することができます。

導入後の成果

オンラインストレージサービス「NextCloud」を導入頂いた後、

• ファイルの共有が便利になった。
• Googleドライブと使い勝手は同じなので導入に時間はかからなかった。
• 集合研修したときに撮影した動画をアップし、各保育園での個別に視聴を行えるようにしました。

などの声をいただきました。

今後は、アカウントを持たない相手にもURLで共有可能という機能を使い、保育園のご利用者様に写真の共有を行うサービスも検討しているとのことです。

サーバーについて

今回「合同会社mom’s sun」様で導入いただいたオンラインストレージサービス「NextCloud」は、長野市に本社がある「株式会社使えるねっと」のVPSを利用しました。
「使えるねっと」のVPSは低コスト高可用性のサーバーを提供してくれます。１００GBのハードディスクを持つ高性能なサーバーでストレスなくファイル共有することができます。

導入したお客様

合同会社moms’ sun（マムズサン）様

長野県長野市で「子どものための保育園であるだけでなく、お母さんのための保育園、お母さんを大切にする保育園であること」を目標に運営されています。

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☆auther:池尻