合同会社ホメテ お客様とセキュアにファイル共有
自社で把握できる範囲でファイルのやり取りを行いたい。そう思い弊社では自社管理によるオンラインストレージサービス「NextCloud」を導入し、お客様とセキュアにファイル共有を行っています。オンラインストレージは使い方さまざま。意外な効果もありました。
課題
Webシステム開発やWebサイト構築を行っていると、お客様とファイルを交換することが多々あります。
- メール添付では大容量ファイルが添付できない。
- 添付ファイルは圧縮し暗号化する必要がある。
- 解凍用のパスワードを送る必要がある。
- 誤送信が心配。
などなど、従来のメールを使ったファイルのやり取りでは煩雑さや不安があります。
無料の大容量ファイル転送サービスはありますが、メール添付の時と同様、のちにダウンロード用パスワードを送る必要があるなど煩雑さは変わりません。また、大容量ファイル転送サービスは便利ですが、一度アップロードしたファイルがその後どう扱われているのか不安が残ります。
お客様と簡単にかつセキュアにファイルのやり取りをするため、弊社ではオンラインストレージ「NextCloud」を導入しました。
導入後の成果
頻繁にファイル共有するお客様とは、オンラインストレージ「NextCloud」にお客様のアカウントを作成し一つのフォルダを自身のアカウントと共有しておきます。そうする事でファイルのやり取りはスムーズに行なえます。
お客様にはメールでは、所定の共有フィルダにファイルをアップしました！と連絡を入れるだけ。万が一メールを誤送信したとしても、ファイルを見られることはありません。
また、NextCloudが提供するフォルダを同期してくれる専用のアプリを使うことで、オンラインストレージ上のフォルダとパソコンのフォルダを同期させることができます。指定のフォルダにアップするとオンラインストレージ上にアップされ、さらに相手先のパソコンにも同期されます。これはWindowsでもMacでも利用することができます。
頻繁にファイル共有しないお客様にファイルを送る時は、ダウンロード用のURLを通知することでファイルをダウンロードしていただくことができます。この時、ダウンロードの期間やパスワードを設定することができるので安心です。お客様にて正常にダウンロードできた連絡を受けた後、オンラインストレージから手動で削除することができます。極力不必要なファイルはオンラインストレージに残さないようにすることでよりセキュアな状態にすることができます。
さらにこんな使い方も！
オンラインストレージ「NextCloud」の活用方法はさまざまです。
ペーパーレス化
オンラインストレージ「NextCloud」では、iPhoneやAndroidでも利用できるスマートフォン＆タブレットアプリも用意されています。このアプリを利用するとiPadでもオンラインストレージ上のファイルを参照することができます。参照したいファイルをPDFに変換するとApple Pencilを使って手書きでメモを書き込むことができます（もちろん手書き以外にソフトウエアキーボードでの入力も可能です）。
社外での打ち合わせなどで、電子ファイルに直接メモが取れると、関係者への情報共有も簡単。さらにペーパーレス化にも繋がります。
自動バックアップ
WindowsやMacなどのパソコン上で、指定したフォルダの同期を取ってくれる機能を使って、大切なファイルを自動的にバックアップすることができます。万が一パソコンが壊れてしまっても、NextCloudから復旧することができます。また、間違えてファイルを上書きしてしまってもNextCloudに履歴管理機能があるので、そこから復旧することができます。
その他、NextCloudではスケジュール管理やSNS機能などのプラグインが豊富にあります。これらを使ってオリジナルのNextCloudを作り上げることができます。
オンラインストレージ「NextCloud」はフリーで使えるOSS（オープンソースソフトウェア）です。誰でも自分のプライベートなサーバーにインストールして利用することができます。弊社ではサーバーの手配やセットアップの代行も行っています。お気軽にお問い合わせください。
いいサービスは自分たちでも使っています。ぜひ使ってみてください。
この記事に関するご意見、お問い合わせはこちらよりお願いします。
☆auther:池尻